Договор на бухгалтерское обслуживание

Образец договора бухгалтера для безопасной удаленной работы

Договор на оказание услуг по бухгалтерскому и налоговому учету

Зачем нам нужен договор?

Клиенты и бухгалтеры бывают разные. Главная задача договора – определить шаги в случае возникновения конфликта интересов.

Конфликт интересов:

Коммуникация в рабочем периоде: работа=оплате? (ожидания клиента и бухгалтера)
Расторжение договора: причины расторжения, убытки сторон, алгоритм расторжения

Удаленный бухгалтер – реальность, за которой не успевает законодательство.

Контрольные точки договора:

Предмет, обмен документами
Цена, порядок оплаты
Приостановление и расторжение
Обязанности сторон
Ответственность сторон

Физическое лицо, с которым экономический субъект заключает договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета, должно соответствовать требованиям, установленным законом о бухгалтерском учете (ч. 4, 6 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете), а именно:

иметь высшее образование;
стаж работы, связанной с ведением бухучета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности или аудиторской деятельностью, составляет: три года и более из последних пяти календарных лет – для исполнителей с высшим образованием в области бухгалтерского учета и аудита; пять и более лет из последних семи календарных лет – для исполнителей с высшим образованием в другой области;
не иметь неснятой или непогашенной судимости за преступления в сфере экономики. К таким преступлениям, в частности, относятся преступления в сфере экономической деятельности, хищения (в том числе мошенничество), злоупотребление полномочиями, коммерческий подкуп.

Если исполнителем выступает юридическое лицо, то у него должен быть хотя бы один работник, отвечающий указанным выше требованиям, с которым заключен трудовой договор (ч. 6 ст. 7 Закона о бухгалтерском учете).

Одними из наиболее важных условий, которые следует внести в такой договор, являются:

перечень и объем оказываемых услуг;
сроки предоставления информации и результатов работы;
ответственность исполнителя и заказчика;
условия изменения и расторжения договора.

Предмет договора

Одним из главных условий договора является условие о предмете договора.

Согласно п. 1 ст. 779 ГК РФ по договору возмездного оказания услуг исполнитель обязуется по заданию заказчика оказать услуги (совершить определенные действия или осуществить определенную деятельность), а заказчик обязуется оплатить эти услуги.

Ключевая ошибка при заключении договора бухгалтерского аутсорсинга – это нечеткое определение перечня и объема оказываемых услуг.

Согласуйте максимально подробно наименования действий, которые должен осуществить исполнитель (п. 1 ст. 779 ГК РФ).

Для этого укажите весь перечень оказываемых услуг. В противном случае между сторонами могут возникнуть разногласия по вопросу о том, должен ли исполнитель осуществлять ту или иную деятельность (например, проводить инвентаризацию).

Если перечень оказываемых вами услуг достаточно большой, целесообразно вынести его в отдельное приложение к договору.

Когда документооборот из регламентной плоскости переходит непосредственно в практическую, возникает логичный вопрос: как организовать обмен документами, чтобы он был максимально удобным для обеих сторон, безопасным?

Здесь возможно несколько вариантов:

заказчик самостоятельно передает аутсорсеру документы на бумажных носителях;
представитель аутсорсера в определенные сроки забирает из офиса заказчика первичную документацию, необходимую для ведения учета, составления отчетности;
документооборот автоматизируется, переводится в электронный формат;
обмен документами производится путем направления копий подписанных документов по адресам электронной почты с последующей отправкой оригиналов почтой России либо курьером при необходимости подтверждения подлинности документа, за исключением случаев, когда услуги по договору могут оказываться только на основании оригиналов документов;
обмен документами путем направления документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью по адресам электронной почты (без участия оператора электронного документооборота).

Что касается бумажной документации, ее хранение – вопрос обсуждаемый и законодательно неурегулированный.

Хранение документов бухгалтерского учета организует руководитель субъекта (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ). При этом, в соответствии с п.6.2. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N105 и применяемым в части не противоречащей действующему законодательству, «первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.»

Поскольку ответственность за хранение документов бухгалтерского учета, даже в случае передачи этих полномочий аутсорсеру, несет руководитель экономического субъекта, в случае утраты бухгалтерских документов и привлечения руководителя экономического субъекта к ответственности в соответствии с Налоговым кодексом РФ и Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, в последствие руководитель экономического субъекта вправе будет требовать от исполнителя возмещения убытков, связанных с ненадлежащим исполнением обязанностей по хранения бухгалтерских документов заказчика.

Помимо перечня, в договоре целесообразно прописать объем оказываемых услуг, например, указать в договоре количество отчетов по реализации, счетов по приобретению товаров, работ (услуг), авансовые отчеты и прочие, которые обрабатывает бухгалтерская компания в месяц или иной промежуток времени.

Определив объем работ, который входит в согласованную сторонами стоимость договора, бухгалтерская компания / бухгалтер убережет себя от требований Заказчика обработки любого количества бухгалтерских документов в соответствии с перечнем оказываемых услуг.

При этом в договор целесообразно включить условие, которое устанавливает, что при превышении согласованного сторонами объема работ, заключается дополнительное соглашение, в котором стороны согласовывают оплату за услуги, объем которых превышает установленный договором.

Цена договора

Моментом, заслуживающим отдельного внимания, является возможность включения в договор условия об одностороннем изменении цены договора (п.2 ст.424 ГК РФ). В силу п. 2 ст. 424 ГК РФ изменение цены после заключения договора допускается в случаях и на условиях, предусмотренных договором, законом, либо в установленном законом порядке.

(Правомерность включения в договор данного условия подтверждается Постановлением Арбитражного суда ВосточноСибирского округа от 15 апреля 2019 г. по делу N А33-7183/2018).

Пролонгация договора

Условие об автоматической пролонгации договора в случае, если не одна из сторон не заявит о прекращении договора в установленный договором срок либо до окончания срока его действия, имеет как плюсы, так и минусы.

С одной стороны, если у вас сложились благоприятные отношения с клиентом, в случае автоматической пролонгации договора вы продолжаете спокойно работать на тех же условиях, не заботясь и необходимости перезаключения договора.
С другой стороны, если у вас есть потребность что-то изменить в условиях договора, либо вы ждете окончания срока его действия, пропустив установленный договором срок на предупреждение о прекращении договора, вы получаете фактически действующий на тех же условиях договор и обычно на довольно длительный срок. При этом расторгать или отказываться от договора вы уже будете на условиях, предусмотренных самим договором.

Вывод: Проще не включать в договор условие о пролонгации, а в случае необходимости до истечения срока действия договора заключить дополнительное соглашение о его пролонгации на необходимый срок. По истечении срока действия договора необходимо заключать новый договор.

Расторжение договора

Договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета может быть расторгнут:

по соглашению сторон (п. 1 ст. 450 ГК РФ);
по решению суда, принятому по требованию одной из сторон (п.2 ст. 450, п.п.2, 3 ст. 451 ГК РФ);
путем немотивированного отказа одной из сторон от его исполнения (ст. 782 ГК РФ);
путем отказа одной из сторон от его исполнения в случаях, предусмотренных нормами о подряде и встречном исполнении обязательств (п.2 ст. 328, ст. 783, п.п.2,3 ст. 715, п.3 ст. 716, п.2 ст. 719, п.3 ст. 723 ГК РФ) и договором.

Немотивированный отказ

отказ от исполнения договора без наличия какой-бы то ни было причины.

Первый момент:

установление в договоре условия о сроке, за который отказывающаяся от договора сторона должна предупредить об этом другую сторону.

Нужен ли вам этот срок?

Если вы хотели бы еще некоторое время сохранить клиента и, соответственно, получить доход, то нужен. Ну, а если вам хотелось бы побыстрее разорвать с ним отношения – нет. Единственное требование закона в данном случае – получение уведомления противоположной стороной, факт, который вы должны будете, в случае необходимости, подтвердить.

Поэтому направляйте уведомление от отказе от договора по почте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Второй момент:

последствия отказа от договора.

Согласно ст. 782 ГК РФ заказчик вправе отказаться от исполнения договора возмездного оказания услуг при условии оплаты исполнителю фактически понесенных им расходов, а исполнитель вправе отказаться от исполнения обязательств по договору возмездного оказания услуг лишь при условии полного возмещения заказчику убытков.

Еще не так давно данная норма считалась императивной, т.е. не подлежащей изменению по соглашению сторон. И Исполнитель должен был смириться с тем, что в случае отказа от договора без причины, он обязан будет компенсировать заказчику все убытки.

Однако, Пленум Высшего Арбитражного Суда РФ в своем Постановлении от 14 марта 2014 г. № 16 «О свободе договора и её пределах» (пункт 4), высказался на этот счет иначе.

Согласно указанному Постановлению положения ст. 782 ГК РФ, устанавливающие последствия отказа от договора, были названы диспозитивными, т.е. изменяемыми по соглашению сторон договором. А это значит, что если вы вправе включить в договор условие ограничивающие или исключающие возмещение исполнителем убытков заказчику при отказе от договора.

Возможно норма спорная, но ее можно обосновать указанным Постановлением.

Отказ от договора исполнителем в связи с нарушением заказчиком своих обязательств по договору

Представляется возможным и правомерным применить последствия неисполнения или ненадлежащего исполнения заказчиком своих обязательств по договору подряда к договору услуг ( п.п. 2,3 ст. 715, п.3 ст. 716, п.2 ст. 719, п.3 ст. 723 ГК РФ).

Применив эти нормы к нашему договору, можно установить в договоре условие, при котором, в случае просрочке оплаты, не предоставления документов, предоставления недостоверных или неполных документов, предъявления к ведению бухгалтерского и налогового учета требований, которые могут привести к негативным последствиям, как для исполнителя, так и для заказчика, исполнитель вправе отказаться от исполнения договора и потребовать возмещения убытков, связанных с его расторжением, если получив предупреждение от исполнителя, заказчик в установленный срок не устранил возникшие обстоятельства.

Обязанности Заказчика:

своевременное предоставление документов, необходимых исполнителю для оказания услуг по договору;
оплата оказанных услуг в размере и сроки, определенные договором.

Обязанности Исполнителя:

оказать услуги надлежащего качества, в объеме и сроки, указанные в договоре.

Факт оказания услуг исполнителем в соответствии с условиями договора, подтверждается подписанием сторонами акта оказанных услуг.

При этом в договоре целесообразно установить сроки, в течение которых стороны обмениваются указанным документом, а также закрепить норму о том, что при непредставлении заказчиком подписанного акта об оказании услуг или мотивированного отказа в его подписании по истечении установленного срока, услуги считаются оказанными Исполнителем в полном объеме и надлежащего качества и принятыми Заказчиком по умолчанию.

Ответственность сторон

Одним из важнейших разделов договора является раздел об ответственности сторон. В силу статьи 309 ГК РФ обязательства должны исполняться надлежащим образом в соответствии с условиями обязательства.

За неисполнение или ненадлежащие исполнение обязательств, стороны вправе установить в договоре неустойку (штраф, пени) денежную сумму, которую должник обязан уплатить кредитору в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства, в частности в случае просрочки исполнения.

Сторона, требующая взыскания убытков, должна доказать наличие причиненных ей убытков и их размер наряду с представлением доказательств факта нарушения права и причинной связи между нарушением права и возникшими убытками (п.2 ст. 15 ГК РФ).

Можно ограничить размер убытков, который подлежит взысканию заказчиком в случае неисполнения или ненадлежащего исполнения вами обязательств по договору (п.1 ст. 15 ГК РФ).

Например, установить в договоре условие, что ответственность Исполнителя по любым искам или претензиям, связанным с выполнением договора, ограничивается размером оплаты услуг за первый календарный месяц, либо размером реального ущерба, либо размером конкретной суммы и т.п. (Правомерность включения в договор данного условия подтверждается пунктом 6 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 24.03.2016 N 7 «О применении судами некоторых положений Гражданского кодекса Российской Федерации об ответственности за нарушение обязательств», Определением Верховного Суда РФ от 22.01.2018 N 310-ЭС17-21236 по делу N А689489/2014).

В договор целесообразно включить условие о том, что исполнитель не несет ответственности за не исполнение или ненадлежащее исполнение своих обязательств по договору, если они вызваны виной заказчика, как то: не предоставление либо предоставление с нарушением сроков бухгалтерской (финансовой) документации, предоставление неполных либо недостоверных сведений, предъявлением требований по ведению бухгалтерского и налогового учета, с которыми исполнитель не был согласен и пр.

При этом, заказчик несет риск невозможности исполнения договора, возникшей по его вине (п.2 ст. 781 ГК РФ) и обязан оплатить услуги исполнителя в полном объеме, а востребовать уплаты неустойки, если исполнитель не несет ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательства, заказчик будет не вправе (п.2 ст. 330 ГК РФ).

Коммерческая тайна

Сведения, передаваемые исполнителю в процессе исполнения договора, могут быть для заказчика информацией, составляющей коммерческую тайну. Поэтому в договор можно включить условие о недопущении к этой информации лиц, не являющихся непосредственными исполнителями по договору. Это допустимо в силу п. 4 ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 N98-ФЗ «О коммерческой тайне».

Персональные данные сотрудников

Поскольку при исполнении договора передаются персональные данные сотрудников заказчика, вы обязаны соблюдать требования законодательства в сфере обработки и защиты персональных данных, в частности Федерального закона от 27.07.2006 N152-ФЗ «О персональных данных» и получать от указанных сотрудников согласие на обработку их персональных данных.